Trámites

Requisitos del trámite para funcionarios del IDP

• Llenar la Boleta de Solicitud de Viáticos, con todos los datos del funcionario y los datos de la gira.
• Si el funcionario es nuevo, debe adjuntar el documento “cuenta cliente” a nombre del funcionario y fotocopia de la cédula.
• Entregar la boleta a la respectiva jefatura para su visto bueno y los datos sean ingresados en el Sistema de Viáticos del IDP.
• El Adelanto de Viáticos se debe ingresar en el Sistema ocho días hábiles antes de iniciar la gira.
• Los colaboradores que requieren hospedaje en la giras, deben solicitar las facturas a nombre del funcionario y del Instituto de Desarrollo Profesional. Si la factura viene a nombre del MEP no será recibida.
• El trámite por liquidación sin adelanto se puede efectuar durante los siete días hábiles después de terminada la gira. Después de este tiempo el funcionario tendrá ocho días hábiles más para presentar la liquidación sin adelanto pero con el respectivo oficio de justificación de extemporaneidad. Cumplido este periodo no se aceptará este trámite, sin excepción.

Trámite una vez finalizada la gira

• Presentar el Formulario de Liquidación con Adelanto entre los siete días hábiles después de terminada la gira. Pasado este periodo se le notificará al funcionario con un AVISO ÚNICO sobre la liquidación pendiente, y tiene tres días hábiles para presentar la liquidación con el oficio de extemporaneidad. Si en el lapso de estos tres días el funcionario no presenta la liquidación, se procede a la aplicación del artículo 10 del “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos” de la Contraloría General de la República, el cual faculta a la Administración para solicitar el reintegro inmediato por parte del funcionario, de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto.
• Si requirió hospedaje, debe presentar las respectivas facturas conforme a la ley, con firma y número de cédula del funcionario.

Requisitos del trámite para docentes convocados por el IDP para capacitaciones

• Llenar la Boleta de Solicitud de Viáticos con todos los datos (no puede venir incompleta). Asimismo tomar en cuenta las siguientes indicaciones:
  • Hasta nuevo aviso por ajustes en el Sistema de Viáticos, deben adjuntar el documento cuenta cliente a nombre del funcionario.
  • Es importante recordar que los gastos de viaje de los funcionarios se reconocen desde la sede de trabajo y no del lugar de residencia, cuya distancia sea mayor o igual a 10 kilómetros. Lo anterior basado al artículo 16 del “Reglamento de Gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos” sobre la Limitación territorial del gasto de viaje y a la reforma de este Reglamento según Decreto Ejecutivo N° 35459-MEP.
  • Favor indicar el monto exacto a pagar por concepto de hospedaje de cada día en la boleta (la tarifa de hospedaje autorizada en el Área Metropolitana es de ¢29,500.00). Como hay hoteles que cobran una tarifa inferior a la autorizada por la Contraloría General de la República lo ideal es que nos indiquen el monto exacto que les cobrará el hotel, de esta manera evitamos que tengan que hacer reintegro. Por esta razón, se recomienda reservar con anticipación, así conocerán la tarifa diaria que deben pagar.
  • Para el pago de hospedaje es indispensable presentar la factura timbrada del hotel a nombre del funcionario y del Instituto de Desarrollo Profesional (IDP). La misma debe firmarla el funcionario con número de cédula por el dorso.
  • Si durante la capacitación por motivo de fuerza mayor deben retirarse de la misma o hacer cambio de hotel, favor comunicarlo inmediatamente al IDP para hacer la corrección correspondiente en el formulario de Liquidación de Viáticos, pueden comunicarse al 2233-5018 o 2255-3525, ext. 4670. Es importante destacar, que aunque se retiren de la capacitación el formulario de liquidación de viáticos deben firmarlo, ya que tiene carácter de declaración jurada, por lo que la persona debe presentarse posteriormente al IDP a firmar y presentar facturas de hospedaje y hacer el depósito por la devolución del dinero si es el caso o se le enviará por correo electrónico, para que lo devuelvan firmado en físico por encomienda o correo certificado.
  • Las personas que necesiten el pago de transporte, favor indicar claramente la ruta o rutas de autobús que deben tomar, si saben el monto del pasaje indicarlo, las tarifas que se reconocerán son las autorizadas por la ARESEP.
  • Cuando no tramiten los viáticos con antelación, y de acuerdo al artículo 10° del  “Reglamento de Viáticos y transporte para funcionarios públicos”, una vez concluida la actividad, el colaborador tiene siete días de hábiles para realizar la solicitud. Sin embargo, la Unidad Financiera del IDP ha dispuesto ocho días hábiles adicionales para hacer el trámite, con la presentación de la respectiva carta de extemporaneidad. Terminado este periodo NO se recibirá ninguna solicitud, sin excepción.
• La boleta de solicitud de viáticos deben enviarla al departamento que esté coordinando el evento o capacitación por correo electrónico.  Cualquier consulta sobre el llenado de la boleta  la pueden hacer a los números indicados anteriormente.

Dependencia (lugar para realizar el trámite)

Departamento de Gestión Administrativa
San José, Costa Rica. Instituto de Desarrollo Profesional
Horario: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.